I am Piet Smid ambassadeur iAMPro

In deze reeks willen wij het grotere assetmanagement publiek persoonlijk kennis laten maken met de iAMPro ambassadeurs.

Aan de hand van een aantal standaard vragen stellen zij zich voor.

1. Stel jezelf voor

 Piet.JPG

Naam: Piet Smid
Werkzaam bij: Gemeente Súdwest-Fryslân
Functie: Regisseur Assetmanagement Openbare Ruimte
Hobby’s: Sporten, motorrijden, genieten van de natuur, inzetten voor de belangrijke waarde veiligheid en assetmanagement. 
Ja, assetmanagent ook als hobby omdat mijn passie om bij te dragen aan de kwaliteit van de leefomgeving niet met pensioen gaat. Mijn passie voor assetmanagement staat namelijk dicht bij de wijsheid van de Japanse Ikigai-filosofie (zie Ikigai op het web). Voor mij één van de redenen waarom ik in de ochtend vroeg opsta!

2. Wat is de aanleiding geweest om ambassadeur voor iAMPro te worden en actief te zijn in de iAMPro community?

Op 8 februari 2017 kreeg ik een spontane mail via het CROW met de vraag om ambassadeur te worden omdat onze organisatie al verschillende stappen had gezet in het onderwerp assetmanagement. CROW wou het onderwerp assetmanagement voor de openbare ruimte en infrastructuur praktisch toepasbaar maken door het vormen van een hecht betrokken netwerk van professionals. Ik was meteen enthousiast om deze rol op mij te nemen omdat ik geloof dat kennisdelen gelijk staat als beter worden. Ook koesterde ik de ambitie om het beheer van de buitenruimte verder te professionaliseren, samen met anderen die ook actief met assetmanagement bezig zijn.

3. Wat is jouw belangrijkste vraag/behoefte/wens rondom assetmanagement en iAMPro?

Allereerst kennis vooral praktisch toepasbaar maken. Assetmanagement gaat over het realiseren van waarde. Het is belangrijk dat we die waarde zichtbaar maken, zodat we daarop kunnen sturen. Assetmanagement vooral meer in de praktijk laten zien aan onze inwoners, ondernemers en gasten. Mijn belangrijkste behoefte zit in het delen van praktische ideeën en praktijkvoorbeelden. En daarbij nóg meer denken vanuit de behoefte van de gebruikers en belanghebbenden. Samen werken aan een leefomgeving waar iedereen zicht ‘thuis’ voelt/kan voelen! Werken vanuit de bedoeling noemen we dat bij ons. Eén van mijn drijfveren om bij onze gemeente te werken!
Een belangrijke sleutel tot succes hierin is de verbinding tussen beleid en uitvoering (Line of sight). Het lijkt soms ingewikkeld dat assetmanagement. Toch is het voor de meeste mensen heel dichtbij. Bijna iedereen bij ons krijgt op de een of andere manier met assetmanagement te maken. Het is belangrijk dat we van fouten en successen leren en samen mee helpen om de organisatie doelstellingen te realiseren. We zijn zelf de belangrijkste schakel in het uiteindelijke succes van assetmanagement. En daarom is mijn belangrijkste vraag rondom assetmanagement: Wat ga jij doen om assetmanagement een stap verder te brengen? Zodat onze leefomgeving er beter van wordt!

4. Geef aan bij welk(e) thema’s jij betrokken bent? En geef kort aan vanuit welke rol of werkzaamheden. 

Ik ben vanuit mijn rol als Regisseur assetmanagement breed betrokken geweest bij alle processtappen van assetmanagement. Ik houd mij nu in deeltijd nog bezig met het verder ontwikkelen van de ingeslagen weg van onze succesvolle invoering van assetmanagement. Mijn focus ligt nu vooral op onderstaande ambities en activiteiten.
Mijn belangrijkste ambities en activiteiten voor de komende tijd zijn:

  • Kennis en ontwikkelingen assetmanagement openbare ruimte bijhouden en delen.
  • Actueel houden en verbeteren van ons totale assetmanagementsysteem.
  • Aanjagen en helpen bij een aantal procesgroepen zoals integrale programmering.
  • Helpen bij een juiste uitvoering en borging van processen en rollen.
  • Helpen bij het analyseren en optimaliseren van onze prestatie indicatoren.
  • Helpen en adviseren bij ons assetrisicomanagement.
  • Helpen om bruggen te bouwen tussen de ketens Openbare Ruimte en Ontwikkelen.
  • Helpen om bij de doelgroepen een positieve houding te ontwikkelen over assetmanagement en hoe Súdwest-Fryslân dit toepast.

5. Vanuit welk domein ben jij aan zet op het gebied van assetmanagement?

Binnen onze keten Openbare Ruimte zijn wij momenteel druk met de invoering van een nieuw organisatiemodel met een heldere netwerkstructuur. Waarbij ook rollen, taken, invulling van het management en opleidingstrajecten duidelijk vorm krijgen. De groepering bestaat uit vakdisciplines en klantthema’s en tijdelijke of blijvende procesgroepen. Onderstaand een paar van die procesgroepen die resultaatgericht bezig zijn en bemand vanuit de hele organisatie van beleid tot uitvoering. We halen de mensen die daadwerkelijk de assets onderhouden er letterlijk bij om een actieve bijdrage te leveren.

  • Procesgroep Optimaliseren Beheersysteem om aan te sluiten bij assetmanagement.
  • Procesgroep Strategisch AM Plan en assetmanagement plannen.
  • Procesgroep Integrale planning met behulp van een integrale assetkaart.
  • Procesgroep Documentopslag voor het structureren en toegankelijk maken van documenten, tools en instrumenten voor assetmanagement.
  • Procesgroep Communicatie assetmanagement (tell&sell).

6. Waar zie je momenteel een grote behoefte op het gebied van assetmanagement? En hoe zou je hier aandacht aan willen schenken?

Er zijn nog genoeg uitdagingen zoals slimmer omgaan met vervangingen, een eenduidige afwegingssystematiek en innovaties op het gebied van circulair assetmanagement. Maar om het behapbaar te houden beperk ik mij hier tot drie belangrijke beginselen, een professionele organisatie, kennis en borging.
Het managen van assets en assetmanagement is en blijft mensenwerk en het start allemaal met mensen! Met allereerst echte aandacht voor de eisen en wensen van de gebruikers en belanghebbenden. Uiteindelijk doel is om de waarde van de assets optimaal te laten renderen voor onze samenleving. Daarbij de goede mensen op de goede plek met duidelijke rollen, leiderschap en aandacht voor cultuur op de werkplek. Ook is er behoefte aan mensen die in staat zijn om het hele speelveld van assetmanagement te overzien. Strategische mensen die alle losse stukjes in balans krijgen tot één groot geheel, net als bij het leggen van een puzzel. Hierbij is het belangrijk dat we ons verstand soms ook even los laten en op onze intuïtief durven te vertrouwen.
Als tweede ligt de kracht voor de toekomst van assetmanagement voor mij in de ontastbare asset kennis en waarderen en versterken van vakmanschap. Jonge mensen opleiden in het vak en veel goede en minder goede praktijkvoorbeelden laten zien. Met aandacht voor meer eenduidige kennisproducten en cursusaanbod zodat iedereen meer uniform handelt.
Als laatste een heel belangrijk assetmanagement beginsel, waardeborging. Wij hebben de belangrijkste assetmanagement processen met nieuwe hulpmiddelen nu in kaart gebracht en redeneren veel meer vanuit de gebruiker en belanghebbende. Voorheen bepaalden beheerders meer zelf de goede dingen voor hun discipline en veel afwegingen werden in het hoofd gemaakt. Maar wij zijn ons ook bewust van een mogelijk risico dat we bij tegenstrijdige belangen neigen naar teugvallen in onze oude gewoontes. Het is daarom erg belangrijk dat er borging is. Werkafspraken moet je gemakkelijk terug kunnen vinden en iedereen moet dezelfde bron van kennis gebruiken. En we willen ons op een plezierige en opbouwende manier door evaluatie in kleine stapjes blijven verbeteren. Recent hebben we hiervoor met een frisse wind een besturend proces toetsen ontwikkeld en beschreven. Voor ons is het ook nog zoeken naar de juiste marsroute van borging maar toch alvast 10 tips op basis van onze eerste ervaringen:

  1. Start met een kleine groep die faciliteert om eerst inzicht in de processen en draagvlak te creëren. Wij hebben dat gedaan met twee interne medewerkers en een externe specialist.
Maak een doelgericht plan van aanpak en betrek de hele organisatie. En communicatie is essentieel!
  1. Gebruik een bestaand assetmanagement procesplaat als voorbeeld. Beschrijf eerst alleen de hoofdprocessen en logische primaire processen. Ontwikkel deze processen via een aantal workshops in kleine procesgroepen met de specialisten. Eerst nog geen gedetailleerde werkprocessen. Dit onderwerp heeft veel tijd nodig!
  2. Tijdens de workshops hebben we ook de rollen en taken uitgezocht van wie, wat en waarom. Dit samen met deadlines die dan voor iedereen helder zijn. Maak de beheerders en eigenaren van de processen zelf verantwoordelijk als onderdeel van hun dagelijks werk.
  3. Creëer een eenvoudig en behapbaar ‘procescentrum’ met beheerders en eigenaren, waar alle processen worden getoond en op orde zijn. Bijvoorbeeld een hulpmiddel als een digitale ‘metrokaart’.
  4. Maak de lijn verantwoordelijk om de processen up to date te houden en na te leven. De juiste persoon of groep verantwoordelijkheid geven. Processen ook in de lijn monitoren met heldere doelen en prestatie indicatoren.
  5. Blijvende aandacht voor processen en borging door ze op te nemen als vast onderwerp bij periodieke overleggen als voortgangsoverleg en procesoverleg. Blijven herhalen!
  6. Nieuwe medewerkers vanaf het begin opleiden in assetmanagement en het belang van processen en rollen. Dit maakt het voor hun duidelijk hoe de organisatie werkt.
  7. Creëer een netwerk voor het uitwisselen en leren van ervaringen. Hier leent de iAMPro community zich prima voor.
  8. We moeten eerst nog ervaring opdoen met ons frisse proces toetsen. Maar we zien in de praktijk al leuke initiatieven groeien zoals een tool box doelmatig werken en praktijk rondgangen met concrete voorstellen voor verbetering.
  9. Als laatste is het belangrijk dat het management het personeel ook gaat sturen en beoordelen op basis van de processen en rolprofielen.

7. Waarom raad je personen aan om mee te doen in de Community iAMPro? Wat kan de meerwaarde hiervan zijn?

Het digitale kennisportaal iAMPro helpt je eenvoudig kennis en informatie te delen en sluit goed aan op ons vakgebied met goede (praktijk)voorbeelden. Je vind er ook veel praktische ondersteunende tools en instrumenten om je ‘gereedschapskist’ mee aan te vullen.
Ik noem een paar voorbeelden van de meerwaarde hiervan:
Kennisdelen helpt je bij de invoering van en het werken met assetmanagement in de praktijk.
Kennisdelen geeft je echt zicht in elkaars aanpak en helpt je bij je eigen doelgerichte aanpak.
Kennisdelen geeft je bewustwording en inzicht waar jezelf als organisatie staat.
Kennisdelen helpt je bij het bewust en echt samenwerken met meerdere partijen.
Kennisdelen helpt je netwerk te vergroten en daarmee je niveau van dienstverlening te verhogen.
Kennisdelen helpt je bij het oplossen van je eigen vraagstukken en je kunt er anderen mee helpen.
Kennisdelen helpt je om ontwikkelingen en trends in de gaten te houden en wat die betekenen en hoe je daar op in kunt spelen.

“En afkijken mag, want het is zonde om het wiel opnieuw uit te vinden!”

8. Aan welke ambassadeur geef jij het estafettestokje door? 

Ik geef het stokje door aan Mariët de Ruiter van Provincie Overijssel omdat zij ons inspireerden om aan te sluiten bij de koplopers met veel aandacht voor de menskant van gedrag en cultuur. En ik ben ook heel benieuwd naar hun verhaal over de “verander- en communicatiekant”. Ook wel de “zachte kant” genoemd.

Scroll naar boven