Contractmanagement

Contracten spelen binnen assetmanagement een belangrijke rol. Ze bevatten de afspraken tussen de assetmanager en de uitvoerder over de te leveren service levels. Contractmanagement is er onder meer op gericht dat de juiste contractvorm wordt gekozen, dat contracten worden gemonitord en dat afspraken waar nodig kunnen worden bijgestuurd.

Contracten en rollen

Een contract is een wederzijdse verplichting tussen twee of meer partijen, waarin de overeengekomen wederzijds te leveren prestaties zijn vastgelegd. Een contract dient om optimale duidelijkheid te scheppen over te leveren prestaties en daarmee de risico’s voor de betrokken partijen zo veel mogelijk te beperken. Door de verplichtingen tegenover elkaar vast te leggen en te bewaken, worden verrassingen voorkomen en worden leveringen en betalingen beheerst.

Binnen assetmanagement kunnen drie rollen worden onderscheiden, te weten die van eigenaar (asset owner), assetmanager en uitvoerder (de service provider). Voor elke combinatie van rollen kunnen contracten worden afgesloten. De rollen kunnen worden vervuld door externe partijen, maar ook door medewerkers van de eigen organisatie. Een eigenaar kan bijvoorbeeld afspraken maken met een assetmanager, resulterend in een service level agreement (SLA), maar een eigenaar kan ook een managing agent inhuren. Een assetmanager kan op zijn beurt de dienstverlening van een leverancier kopen etc.

Het proces van aanbesteden en contracteren

Wanneer besloten is om een activiteit te laten uitvoeren door een andere partij, start het proces van aanbesteden en contracteren. Dit proces bestaat uit vier stappen:

  1. het bepalen van de aanbestedingsstrategie (vastleggen van keuzen ten aanzien van contractvorm, aanbestedingsprocedure, organisatie en uitvoeringsstappen);
  2. het opstellen van het contract;
  3. het aanbesteden van het contract (openbaar, niet-openbaar of onderhands);
  4. het uitvoeren en managen van het contract.

CROW heeft met CROW-ProContract kennis en hulpmiddelen bij elkaar gebracht die het werkproces van aanbesteden, contracteren en uitvoeren in de infrasector ondersteunen.

contractmgmt_cyclus.png

Contractmanagement is een onderdeel van het totale contractproces. Het wordt ingezet om erop toe te zien dat alle partijen voldoen aan hun in de overeenkomst vastgelegde verplichtingen.

Line of sight in het aanbestedingsproces

In assetmanagement is de line of sight van groot belang. Dit betekent onder meer dat alle activiteiten dienen bij te dragen aan het behalen van de doelstellingen van assetmanagement. Het 'wegzetten' van activiteiten en de contractvorm mogen de line of sight niet in gevaar brengen. Daarom is het noodzakelijk dat de afdeling Inkoop wordt betrokken bij het assetmanagementproces. Daarnaast is het van belang een goede balans te vinden tussen uitbesteden en zelf doen. Een organisatie kan alleen een goede regie voeren als zij voldoende kennis in huis heeft. Als er te veel wordt uitbesteed, verdwijnt de kennis en daarmee de greep op het proces. Tot slot is er aandacht nodig voor eventuele beloningen en boetes in de contracten. Deze mogen niet leiden tot perverse prikkels die de line of sight, en daarmee de assetmanagementdoelstellingen, in gevaar brengen.

Rolverdeling

Aan de kant van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn er een contracteigenaar en een contractmanager. De contracteigenaren zijn vanuit opdrachtgever dan wel opdrachtnemer eindverantwoordelijk voor het contract. Contractmanagers monitoren de werking van contracten en sturen waar nodig bij. Daarnaast zijn er contractbeheerders, die zorgdragen voor het administratieve proces van contracten. Schematisch ziet de rolverdeling er als volgt uit:

contractmgmt_org.png

Opbouw contractmanagement

Contractmanagement heeft een zelfde opbouw als assetmanagement. De contracten worden geregistreerd in een contractregistratiesysteem. Dat is een database van contracten met expiratiedata en opzegtermijnen. Het contractmanagementsysteem wordt gebruikt om te beoordelen of de contracten bijdragen aan de hogere doelstellingen. In het contractdossier is de totstandkoming van het contract vastgelegd. Dit dossier bevat informatie over de aanbestedingsstrategie, de offerte-aanvraag, de aanbestedingsleidraad, de ontvangen offertes, de beoordelingen, de afwijs- en gunningsbrieven en het afgesloten contract.

Volwassenheid contractmanagement

Net als assetmanagement kent contractmanagement vijf gradaties in volwassenheid. Dit zijn:

  1. de ad-hoc-fase: inventarisatie, registratie en beheer van contracten;
  2. de basisfase: beheer en bewaking van de meest basale contracten;
  3. de gestructureerde fase: bewaking van de output van contractafspraken en houden van leveran­ciersevaluaties om de naleving van afspraken te waarborgen;
  4. de geïntegreerde fase: houden van leveranciersevaluaties om de dienstverlening continu te verbeteren;
  5. de geoptimaliseerde fase: houden van leveranciersevaluaties om tot proactieve samenwerking te komen, waarbij in gezamenlijkheid iets nieuws wordt gecreëerd.

contractmgmt_kolommen.png

Bron: VNG 2014, handreiking contractbeheer en contractmanagement  

Het belang van contractmanagement wordt groter naarmate het aantal contracten binnen de organisatie toeneemt. Daarnaast zijn de omvang van de contracten en de daarin vastgelegde risico's van invloed. Bij uitsluitend kleine contracten met een laag risicoprofiel is de mate van contractmanagement minimaal (volwassenheid 1 of 2).

contractmgmt_ricisoprofiel.png

De impact of het risico is groot, als een of meer van de volgende vragen met ja moeten worden beantwoord:

  1. Heeft de werking van de overeenkomst significant invloed op de continuïteit van het primaire proces?
  2. Is het project, de methode van uitvoering en/of het product innovatief?
  3. Heeft de uitwerking van de overeenkomst direct significante invloed op bestuurlijke of politieke zaken?

Leveranciersmanagement

Als risico’s hoog zijn, wordt naast contractmanagement ook leveranciersmanagement toegepast. Hierbij draait het om de samenwerkingsrelatie met de leverancier. Een goede relatie draagt verder bij aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Vaak wordt met leveranciersmanagement gestart wanneer contractbeheer en contractmanagement goed zijn ingevoerd.

De rol van de contractmanager aan opdrachtgeverskant

Contractmanagers monitoren de werking van contracten, leggen hun waarnemingen vast in contractbeoordelingen en stellen waar nodig het contract bij. De contractmanager is er verantwoordelijk voor dat:

  • de prestaties van de leverancier volledig overeenstemmen met de contractuele bepalingen;
  • de eigen organisatie op de hoogte is van het contract;
  • de eigen organisatie haar deel van de verplichtingen in het contract accu­raat nakomt, inclusief het tijdig voorzien in de gestelde randvoorwaarden;
  • het contract up to date blijft (door regelmatig de kosten en de kwaliteit van het gecontracteerde te monitoren en door contractaanpassingen op open en transparante wijze te verwerken);
  • de relatie tussen de eigen organisatie en de leverancier een open en posi­tief karakter heeft en houdt;
  • kansen om prestaties te verbeteren worden benut;
  • altijd verantwoording kan worden afgelegd over de we­derzijdse prestaties en de bijbehorende besteding van gelden;
  • indien nodig, het contract wordt geactualiseerd;
  • het contractmanagement kosteneffectief wordt uitgevoerd.

Contractvormen

De bijgaande tabel laat zien welke contractvormen in de GWW mogelijk zijn.

uav-gc_2005.png

Bron: CROW UAVgc-2005

Bij traditionele bouworganisatievormen geldt de aanbesteder als deskundige partij; hij houdt van begin tot eind de regie. Bij geïntegreerde samenwerkingsconcepten krijgt de opdrachtnemer meer taken en verantwoordelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn DBO, DBFMO, ECM en DCM.

Het is ook mogelijk contractvormen te mixen. De hybride contracten die dan ontstaan, vormen een combinatie van functionele eisen en prestatie-eisen.

In het algemeen neemt de complexiteit van een contract toe naarmate meer verantwoordelijkheid bij de leverancier komt te liggen. Het is de kunst om de omvang van contracten beperkt te houden. Het is niet mogelijk om elk risico af te dekken. Besteed daarom liever meer tijd aan het bouwen van een goede relatie, zodat in gezamenlijkheid aan een goed resultaat kan worden gewerkt.

Wijze van contractbeheersing

De wijze waarop de afgesproken prestaties worden beoordeeld, is afhankelijk van het type contract. Bij een RAW-bestek controleert de opdrachtgever het werk. Bij UAV-gc wordt in het algemeen gebruikgemaakt van systeemgerichte contractbeheersing (SCB). De leverancier is dan zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te leveren dienst of het te leveren werk en moet dit ook kunnen aantonen. SCB is alleen mogelijk met leveranciers die in het bezit zijn van een toereikend kwaliteitssysteem; dit moet de stappen bevatten die nodig zijn om de kwaliteit van het product te borgen en aan te tonen. De opdrachtgever beheerst het contract door te toetsen op de risicovolle onderdelen in het systeem, in het proces en bij de producten.

Informatiebronnen:

Scroll naar boven