Informatiemanagement

Om te kunnen sturen, is er informatie nodig over uiteenlopende aspecten van assets. Daarom is informatiemanagement essentieel binnen assetmanagement. Niet voor niets heeft het een eigen plek gekregen in de roos van iAMPRo, namelijk onder ‘Beheren en Programmeren’. Beheren staat hier gelijk aan informatiebeheer.

Gegevens en informatie

Gegevens en informatie zijn begrippen die veel door elkaar worden gebruikt. Toch verschilt hun betekenis. Gegevens zijn een afspiegeling van de werkelijkheid in de vorm van symbolen; meestal getallen of woorden. Deze symbolen hebben op zichzelf weinig of geen betekenis.

Zodra aan gegevens betekenis wordt toegekend, ontstaat er informatie. De gegevens bevinden zich dan in een context. Als bijvoorbeeld een brug een lengte heeft van 5.022 m, is dat een gegeven. Dit gegeven krijgt betekenis, en verandert dus in informatie, zodra duidelijk wordt dat het hier de langste brug in Nederland betreft (de Zeelandbrug).

Kennis en wijsheid

Uit alle informatie kan kennis ontwikkeld worden. Dit zijn de terugkerende patronen, op basis waarvan voorspeld kan worden wat er gaat gebeuren. Wijze mensen zijn ten slotte in staat om deze kennis onder verschillende omstandigheden toe te passen.

Informatiemanagement

Naarmate een organisatie meer informatie te beheren heeft, wordt informatiemanagement belangrijker. Bij het assetmanagement van infrastructuur gaat het om grote hoeveelheden informatie. Informatiemanagement is daarom essentieel. Het kenmerkt zich door een zelfde opbouw als die van het volledige assetmanagementsysteem: er worden doelen gesteld, er wordt een strategie bepaald, er wordt bepaald welke gegevens worden verzameld, hoe deze gegevens worden beheerd, en tot slot hoe de gegevens worden omgezet in relevante informatie. De strategie wordt vastgelegd in een assetinformatie-strategieplan.

Vaste en variabele gegevens

Er kunnen gegevens worden verzameld over de fysieke assets en over assetmanagementaspecten. Binnen iAMPRo beperkt het informatiemanagement zich tot het verzamelen en gebruiken van gegevens van de fysieke assets. Daarbinnen worden twee soorten gegevens onderscheiden: vaste en variabele.

Vaste gegevens zijn in principe onveranderlijk. Ze hebben bijvoorbeeld betrekking op de afmetingen van de assets, het gebruikte materiaal, het jaar van aanleg, de locatie, de constructie of de verbindingen. Alleen als een asset wordt gerenoveerd of vervangen, veranderen deze gegevens (eenmalig).

Variabele gegevens zijn wel veranderlijk. Het gaat hierbij om:

  • Kwaliteitsgegevens van de assets. Deze veranderen in de tijd als gevolg van gebruik of ouderdom.
  • Prestatiegegevens van de assets. Deze hebben betrekking op het functioneren van de assets, zoals (storings)meldingen en gegevens over de gebruiksintensiteit van de asset.

De kwaliteitsgegevens worden gebruikt om risicobeheersingsmaatregelen (bijvoorbeeld onderhoud) op af te stemmen. De prestatiegegevens (indicatoren) worden gebruikt om de prestaties te analyseren en evalueren.

Het verzamelen van gegevens

Gegevens over de kwaliteit van infrastructuur worden verzameld door middel van inspecties. Dit is specialistenwerk. Meestal vindt er eerst een globale (visuele) inspectie plaats. Aandachtspunten uit deze inspectie worden vervolgens nader bekeken in een gedetailleerde inspectie.

Voor de openbare ruimte voeren gemeenten kleinonderhoudsinspecties uit. Daarnaast bieden zij steeds vaker een app waarmee burgers kunnen melden dat er iets schort aan het klein onderhoud.

Het kan interessant zijn om marktpartijen te betrekken bij het vergaren van gegevens. Zo kan Google Earth met behulp van herkenningssoftware periodiek verkeersborden in kaart brengen. PostNL onderzoekt of het mogelijk is om postbodes in te zetten om tekortkomingen in het klein onderhoud te signaleren.

Gegevens over prestaties komen over het algemeen voort uit metingen. Daarvoor moet meetapparatuur worden aangeschaft en beheerd. Vanwege de kosten die hiermee gemoeid (kunnen) zijn, is het van belang om goed na te gaan wat er moet worden gemeten en hoe de gegevens zullen worden gebruikt. Het assetinformatie-strategieplan geeft hiervoor aanwijzingen.

Informatiebeheersysteem

Binnen gemiddelde en grote organisaties bevinden zich veel verschillende gegevensbronnen. Om hier veelzeggende informatie uit te halen, is het nodig om de beschikbare gegevens te stroomlijnen. Elke organisatie zal voor zichzelf afwegen welke gegevens worden gebundeld in één informatiesysteem. Daarbij is groter niet altijd beter: het informatiebeheersysteem moet passen bij het gebruik.

Diverse leveranciers bieden informatiebeheersystemen aan die speciaal bedoeld zijn voor infrastructurele assets. Hierin worden de gegevens opgeslagen en toegankelijk gemaakt; vervolgens kunnen ze worden omgezet in informatie zoals een meerjarenplanning of een begroting.

Sinds de komst van de Basiskaart Grootschalige Topografie (BGT) worden alle gegevens aan de objecten van deze kaart gekoppeld. Het streven is om zo veel mogelijk te standaardiseren in Nederland. Dat geldt voor de geografie (IMGeo – Informatiemanagement Geo) en de assets (IMBOR – Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte en NEN2767). Ook worden gegevens op een zo uniform mogelijke wijze opgeslagen (SUF – Standaard UitwisselingsFormaat), zodat verschillende partijen eenvoudig gegevens kunnen uitwisselen.

Een actuele ondergrond – de BGT

Alle assets hebben een plek in de ruimte. Deze geografische informatie vormt letterlijk de basis van het gegevensbeheer. Een goede kaart is de basis voor alle werkzaamheden. In het verleden circuleerden er binnen een organisatie vaak verschillende versies van een kaart. Hierdoor ontstonden fouten in het ontwerp, die vervolgens pas 'buiten' werden ontdekt. Om dergelijke kostbare vergissingen te voorkomen, is de BGT in het leven geroepen. Deze is gestoeld op het principe 'eenmalige inwinning, meervoudig gebruik': als de kaart op een bepaalde plek wordt aangepast (meestal door een afdeling Geo), zorgt de geavanceerde software ervoor dat iedereen direct kan beschikken over de meest actuele versie.

De BGT is in aanleg een generieke en vrij kale kaart. Elke bronhouder bepaalt zelf welke objecten hij aan de basiskaart toevoegt. Het gevolg van deze vrijheid is dat de invulling van de BGT per bronhouder verschilt. Wanneer verschillende bronhouders gaan samenwerken, kan het verschil in informatiedichtheid van invloed zijn op het gezamenlijke beleid.

Actueel, betrouwbaar en compleet

Om efficiënt en effectief te kunnen werken, moeten gegevens actueel, betrouwbaar en compleet (ABC) zijn. Naarmate gegevens ouder worden, neemt de betrouwbaarheid af. Daarom is het zaak om wijzigingen zo snel mogelijk door te voeren. Als gegevens niet actueel meer zijn (bijvoorbeeld na vijf jaar), is er een nieuwe inventarisatie nodig. Aangezien er in de infrastructuur veel assets zijn, is het opnieuw inwinnen van gegevens een omvangrijke en kostbare aangelegenheid. Het niet actueel houden van gegevens staat dan ook gelijk aan het weggooien van geld.

Revisiegegevens

Om gegevens actueel te houden, is (tijdige) revisie cruciaal. Na het uitvoeren van vervangingen of een renovatie, moeten de nieuwe gegevens zo snel mogelijk in het informatiemanagementsysteem worden opgenomen. De praktijk leert echter dat, zowel bij de uitvoerder als bij de eigenaar, het verzamelen en verwerken van revisiegegevens snel aan de onderkant van de actielijst belandt. De betrokkenen weten weliswaar dat revisie belangrijk is, maar 'het voelt niet urgent'. Er is dus discipline nodig om gegevens tijdig bijeen te brengen en te verwerken. Ook de wetgeving dringt hierop aan. Denk bijvoorbeeld aan de Wet informatie-uitwisseling ondergrondse netten (Wion) en de BGT. Binnen de eigen organisatie kan het verzamelen van revisiegegevens worden geborgd door middel van procesafspraken. Met externe partijen kunnen afspraken over revisiegegevens worden vastgelegd in de contracten.

Overtollige gegevens

Alle gegevens die worden verzameld, moeten leiden tot informatie die het assetmanagement ondersteunt. De Line of Sight is hier dus belangrijk. Iedereen die gegevens inwint, moet begrijpen met welk doel hij dat doet. Zonder dit inzicht (de Line of Sight) worden, vanuit overwegingen als 'beter te veel dan te weinig' en 'je weet maar nooit', al gauw ook allerlei gegevens verzameld waar niets mee wordt gedaan. In dit geval is méér meestal niet beter. De berg aan gegevens kan zo groot worden, dat de capaciteit en de lust ontbreken om er iets mee te doen. Bovendien kost het verzamelen en analyseren van gegevens veel geld. Bij assetmanagement draait het om de balans tussen risico’s, prestaties en kosten. Daarom moet telkens de vraag gesteld worden: ‘hoeveel informatie is er nodig om een afweging te kunnen maken die binnen de risicogrenzen valt?’ Dat is slim gegevensbeheer.

Een informatieregister

Gegevens inwinnen is een 'organisch' proces. Het gebeurt op verschillende plekken in de organisatie, door verschillende mensen, op verschillende manieren en met behulp van verschillende softwarepakketten. In een taakgerichte organisatie is dit een logische manier van werken. Iedereen verzamelt de gegevens die nodig zijn voor het beheren van de assets. Mogelijk kan het efficiënter en kosteneffectiever, maar het werkt. De gegevens kunnen echter nog meer informatie opleveren als andere mensen van het bestaan weten en/of als de gegevensbronnen aan elkaar worden gekoppeld. De eerste stap hiertoe is het in kaart brengen van de verschillende gegevensbronnen binnen één organisatie. Dit gebeurt in een informatieregister. Hierin staat welke gegevens er zijn, waar ze gevonden kunnen worden en wie de gegevens beheert.

informatiemgmt_tabel.png

Korte- en langetermijnplanning

Informatiebeheersystemen zijn meestal gericht op de (middel)lange termijn, zoals bij het maken van meerjarenprogramma’s. Daarnaast hebben organisaties behoefte aan softwarematige ondersteuning voor de kortetermijnplanning. Daarbij gaat het om de werkbonnen die per dag of week worden uitgedraaid; deze zijn vooral gebaseerd op de kleinonderhoudsinspectie en op meldingen. De meeste organisaties beschikken over een eigen meldingensysteem en een eigen archiveringssysteem. Daarnaast wordt op veel plaatsen gewerkt aan zaaksystemen (om de voortgang van activiteiten te kunnen volgen). Voorkom dat er dubbelingen tussen deze systemen ontstaan.

Het belang van informatiemanagement

Uit het voorgaande blijkt niet alleen hoe belangrijk informatiemanagement is binnen het assetmanagement, maar ook dat er veel bij komt kijken. Informatiemanagement is geen bijtaak of bijzaak, maar een volwaardige activiteit. Goede informatiebeheerders betrekken precies alle relevante gegevens bij hun analyses (bijvoorbeeld ook de hoeveelheid kinderen in een wijk versus het aantal speelvoorzieningen, of de historische ontwikkeling van een schadebeeld) en leveren zo een grote bijdrage aan de balans tussen kosten, prestaties en risico’s.

© Copyright 2018 iAMPro - Privacy statement - Cookie statement - Disclaimer - Voorwaarden - Beheerd door
Scroll naar boven