Kostenmanagement

Assetmanagement kost geld, maar het budget is niet onbeperkt. Daarom is het zaak kosten te beheersen en geld zo slim mogelijk in te zetten. Dit heet kostenmanagement. Voor succesvol kostenmanagement speelt de levensduurbenadering een belangrijke rol.

Kosten versus uitgaven

In de bedrijfseconomie wordt onderscheid gemaakt tussen uitgaven en kosten. Bij een uitgave gaat het om geld dat daadwerkelijk wordt uitgegeven. Kosten hebben te maken met boekhoudkundige afspraken. Zo is een investering een uitgave. De afschrijving van deze investering over meerdere jaren op de exploitatierekening valt echter onder kosten. Hierna wordt eerst ingegaan op kostenmanagement; daarbij draait het om kosten. Daarna wordt ingegaan op levensduurkosten; daarbij draait het om uitgaven.

Kostenmananagement

Met het beheren van infrastructurele assets is veel geld gemoeid. Als de uitgaven hiervoor niet goed worden onderbouwd en inzichtelijk gemaakt, ontstaat bij de asseteigenaar of de verantwoordelijke bestuurder een 'black-box-gevoel'. Daarop volgt veelal de vraag of een tandje minder ook volstaat. Op de korte termijn hebben de meeste bezuinigingen geen dramatisch effect. Maar op de (middel)lange termijn kunnen bezuinigingen organisaties wel degelijk voor zware opgaven stellen. Gemiddeld over de jaren is een organisatie beter af:

  1. als het onderhoudsniveau op een vast peil wordt gehouden, waardoor achterstallig onderhoud of onnodig dure maatregelen zo veel mogelijk worden voorkomen;
  2. als de kosten van assetmanagement enigszins constant worden gehouden, in verband met de jaarlijkse begroting.

Om dit te bereiken, moet de assetmanager zijn areaal en het effect van de maatregelen goed kennen. Om vervolgens proactief te werk te kunnen gaan, dient de assetmanager een goed zicht te hebben op de benodigde maatregelen in de komende vier jaar; daarnaast is een financieel doorzicht van ten minste acht jaar nodig. De financiële doorrekening wordt minimaal één maal per vier jaar geactualiseerd (maar liever vaker). De resultaten worden opgenomen in een Nota Kapitaalgoederen of een Strategisch AssetManagementPlan. In deze stukken wordt de financiële strategie vastgelegd. Dit leidt tot continuïteit van het kostenmanagement en voorkomt ad-hoc-besparingsmaatregelen.

Als in een zelfde periode veel soortgelijke assets zijn aangelegd, valt te verwachten dat zij ook in een zelfde periode aan groot onderhoud of vervanging toe zijn. Goed kostenmanagement anticipeert op deze financiële piekbelasting door bijtijds een voorziening aan te leggen, waarin geld wordt gestort. Op deze wijze blijft de jaarlijkse begroting enigszins constant, terwijl buiten in korte tijd veel werkzaamheden plaatsvinden.

Kosten optimaliseren

Uiteindelijk is het doel een goede balans te bereiken tussen prestaties, kosten en risico’s. In dit speelveld is nog veel ruimte om kosten te optimaliseren.

Een eerste mogelijkheid is maatregelen efficiënter uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld door werkzaamheden te groeperen, een betere planning te maken, sneller te werken, aanrijtijden te verkorten of het aantal fouten te verminderen.

Een tweede mogelijkheid is de effectiviteit van maatregelen te verhogen. Vaak zijn er verschillende beheermaatregelen mogelijk om aan een bepaalde prestatie-eis of risiconorm te voldoen. De kunst is om binnen de gegeven randvoorwaarden de meest rendabele maatregelen te kiezen.

Levensduurkosten

Voor goed kostenmanagement is inzicht in de levensduurkosten onontbeerlijk. Dan kan blijken dat iets wat in de investeringsfase goedkoop is, na 20 of 50 jaar een kostbare keuze is. Het omgekeerde is ook mogelijk. Betonstraatstenen zijn in aanschaf bijvoorbeeld goedkoper dan gebakken klinkers. Maar bij een levensduurbenadering zijn gebakken klinkers goedkoper, omdat ze langer meegaan. Zo leidt een levensduurbenadering tot andere conclusies.

 De tabel toont drie methoden om de gehele levensduur van een asset financieel te beoordelen.

tabel_kostenmanagement.png

schermafbeelding_2016-04-04_om_20-21-30.pngTotal Cost of Ownership (TCO) is interessant als bijvoorbeeld de levensduurkosten van een bedrijfsmiddel of investeringsproject over verschillende partijen kunnen worden verdeeld. Denk aan PPS-constructies of sale and lease back-constructies. De financiële belangen van asseteigenaar, assetmanagers en uitvoerders hoeven overigens niet overeen te stemmen met de laagste kosten over de levensduur (LCC) van een investeringsproject. 

Vier vormen van levensduur

Voor een asset kunnen vier vormen van levensduur worden onderscheiden (gezamenlijk afgekort tot TECC):

  • Technische levensduur: de tijd waarin een asset zijn functie naar behoren kan vervullen en waarbij risico's acceptabel zijn.
  • Economische levensduur: de tijd waarin het economisch rendabel is om een asset in stand te houden (op een zeker moment kunnen onderhoud en beheer zo duur worden, dat het economisch voordeliger is de asset te vervangen).
  • Commerciële levensduur: de tijd totdat een nieuwe generatie assets op de markt komt die beter presteert of meer functionaliteiten biedt.
  • Compliance levensduur: de tijd waarin een asset voldoet aan wet- en regelgeving.

Bij LCC wordt altijd uitgegaan van de technische levensduur. 

Kengetallen en normkosten

Voor het in beeld brengen van uitgaven zijn kengetallen en kostenstandaarden beschikbaar, bijvoorbeeld:

De kostenkengetallen of normkosten moeten worden afgestemd op de lokale situatie. Verder kan een prijsindexatie nodig zijn om te corrigeren voor de prijsinflatie.

Instrumenten

Er bestaan verschillende technieken om levensduuruitgaven systematisch in beeld te brengen. Een voorbeeld is:

© Copyright 2018 iAMPro - Privacy statement - Cookie statement - Disclaimer - Voorwaarden - Beheerd door
Scroll naar boven