Prestatiemanagement

Prestatiemanagement geeft inzicht in de wijze waarop prestaties worden gedefinieerd, gemeten en bijgesteld voor de verschillende niveaus van het areaal.

Assetmanagement draait om het zo concreet mogelijk formuleren van de gewenste prestaties, van groot naar klein. De verwachting is dat als alle prestaties gehaald worden, ook de assetdoelstellingen behaald worden. Er is echter meer nodig dan alleen het formuleren van prestaties: de afgesproken prestaties moeten ook worden geleverd. Dat geldt voor zowel de prestaties van de assets, als de prestaties van de processen (de werkwijze van het assetmanagement). Er moeten activiteiten worden uitgevoerd om de prestaties te realiseren, te meten, daarna te evalueren en eventueel bij te sturen. Dit geheel van activiteiten staat bekend als prestatiemanagement.

Formuleren van prestaties

Als eerste worden de organisatiedoelen vertaald naar strategische assetmanagementdoelen. Dit gebeurt zowel voor de fysieke assets als voor het assetmanagementproces. Bij de assetmanagementdoelen worden prestatie-afspraken (serviceniveaus) gemaakt. Wat betreft de fysieke assets kunnen deze bijvoorbeeld betrekking hebben op:

  1. de gemiddelde reistijd van een verkeersdeelnemer per vervoermiddel en kilometer;
  2. de afnamecapaciteit van afvalwater;
  3. de beschikbaarheid van een scheepvaartcorridor.

De overeengekomen serviceniveaus zijn op zichzelf onvoldoende om op te sturen. Voor de fysieke infrastructuur is eerst een verfijning nodig naar onderdelen van het areaal; dit is de stap van assetportfolio naar assetsystemen. Hierin wordt bijvoorbeeld de gemiddelde reistijd over het gehele areaal (voorbeeld 1) vertaald naar reistijden over deelnetwerken van dat areaal. De afnamecapaciteit voor het gehele areaal (voorbeeld 2) wordt verdeeld over de afnamecapaciteiten van de afzonderlijke zuiveringskringen. En de beschikbaarheid van een scheepvaartcorridor (voorbeeld 3) wordt omgeslagen over de beschikbaarheid van de vaarbakken, bruggen en sluizen in die corridor.

Daarna volgt een verdere verfijning naar operationeel niveau: van assetsystemen naar assets. De gemiddelde reistijd van een deelnetwerk (voorbeeld 1) wordt omgeslagen over de wegdelen; zij krijgen een bepaalde capaciteit, beschikbaarheid en kwaliteitsniveau toebedeeld. De afnamecapaciteiten van zuiveringskringen (voorbeeld 2) worden vertaald naar capaciteiten en beschikbaarheidseisen voor gemalen en leidingen. De beschikbaarheid van een sluis (voorbeeld 3) wordt omgeslagen naar bijvoorbeeld de beschikbaarheid van de sluiskolken en sluisdeuren.

Zoals vermeld kunnen prestatie-afspraken ook betrekking hebben op het assetmanagementproces. Er kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat het assetmanagementsysteem zal voldoen aan ISO 55000.

Decompositie

De verfijning van grotere naar steeds kleinere eenheden wordt functionele decompositie genoemd. Het woord 'functioneel' verwijst naar de functie van het onderdeel. Een langsligger heeft bijvoorbeeld als functie ‘het dragen van een dek’. Daar hoort ook een functie-eis bij, zoals ‘de langsligger moet 10 ton kunnen dragen’. De functie en de functie-eis vormen samen de gewenste prestatie. De functionele decompositie wordt vaak weergegeven in een boomstructuur en wordt een functieboom genoemd.

Naast de functieboom bestaat er een objectenboom. Hierin wordt een object (bijvoorbeeld een viaduct) uitgesplitst naar elementen (bijvoorbeeld de hoofddraagconstructie) en naar sub-onderdelen (bijvoorbeeld een langsligger). In NEN 2767-4 is zo’n objectenboom uitgewerkt voor assets zoals bruggen, sluizen, gebouwen en sportvelden. De uitsplitsing gebeurt door middel van elementen (dat zijn de onderdelen) en bouwdelen (dat zijn de sub-onderdelen) voor alle betrokken vakdisciplines, zoals civieltechnisch, elektrotechnisch, werktuigbouwkundig, waterbouw en cultuurgroen. De NEN 2767-4 is bedoeld als een methodiek om de inspecties op uniforme en zo objectief mogelijke wijze uit te voeren. De decompositie maakt hier deel van uit.

Voor prestatiemanagement zijn zowel een objectenboom als een functieboom nodig. Ze bestaan naast elkaar en vullen elkaar aan. Op deze wijze kan worden bepaald in welke mate een gebrek of storing aan een onderdeel invloed uitoefent op het grotere geheel. In de praktijk betekent het samenvoegen van een objecten- en een functieboom dat er veel informatie bij elkaar komt. Om het werkbaar te houden, wordt de informatie daarom ondergebracht in een informatiesysteem, zoals een beheermanagementsysteem. Dat is een softwarematige ondersteuning.

Naast NEN 2767 zijn er andere bronnen die gebruikmaken van objectenbomen. Voorbeelden zijn:

Randvoorwaarden bij de prestaties

Prestaties staan niet op zichzelf. Ze moeten a) bijdragen aan de strategische assetmanagementdoelstellingen en b) in balans zijn met de kosten en de risico’s.

Verder moeten prestatie-eisen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) zijn. Dit is te bereiken door prestatie-indicatoren te benoemen (de meetlat) en normwaarden vast te stellen (het maatstreepje op de meetlat).  Een prestatie-indicator is bijvoorbeeld de beschikbaarheid van een sluis op jaarbasis. Als deze sluis 98% van de tijd beschikbaar moet zijn, is dat de normwaarde. Risico's worden verdisconteerd door aan het maatstreepje een bandbreedte toe te voegen. Dat is de mate waarin, eens in de zoveel tijd, mag worden afgeweken van de norm. De risiconormen liggen vast in een risicomatrix of bedrijfswaardenmatrix.

Ingrijpmaatstaven

Op basis van de geformuleerde prestaties, de kosten en de risico’s worden de maatregelen bepaald. Daarnaast moet worden aangegeven hoe de voortgang wordt gemeten en hoe de bijsturing plaatsvindt. Deze laatste twee stappen worden in de praktijk wel eens vergeten, maar voor goed prestatiemanagement zijn ze essentieel. Om te bepalen wanneer bijsturing nodig is, worden ingrijpmaatstaven geformuleerd.

Service Level Agreement

De asseteigenaar en de assetmanager spreken af wat het gewenste serviceniveau is dat het areaal moet leveren. Deze prestatie-afspraken worden vastgelegd in Service Level Agreements (SLA's). De assetmanager kan op zijn beurt met een uitvoerder afspraken maken over het serviceniveau op onderdelen. Ook dit gebeurt door middel van SLA’s.

Een belangrijk principe binnen assetmanagement is plan-do-check-act. Deze cyclus wordt gebruikt om het beheerproces bij te sturen, maar kan ook worden gebruikt om de gewenste prestaties aan te passen. Als bijvoorbeeld blijkt dat met een mindere prestatie hetzelfde effect wordt bereikt, is het tijd om het niveau van de gewenste prestatie aan te passen. Natuurlijk kan ook het omgekeerde gelden. Daarom is het belangrijk dat bij langjarige contracten ruimte voor dergelijke aanpassingen wordt ingebouwd. De service provider kan dan meebewegen met de veranderende prestatie-eisen in de tijd.

Onderhoud

Goed onderhoud draagt ertoe bij dat de gewenste prestaties daadwerkelijk worden geleverd. Dit is vooral van belang wanneer ‘beschikbaarheid’ als prestatie-eis is opgenomen. Waar een hoge mate van beschikbaarheid is vereist, is onverwacht falen niet of nauwelijks acceptabel. Goed onderhoud verkleint de kans op onverwacht falen. Bij het plannen van onderhoud is het de kunst precies het juiste onderhoud uit te voeren, op het juiste moment. Niet te veel en niet te weinig. Zie voor meer informatie het thema 'Onderhoudsmanagement'.

Prestatieverbetering

Bij achterstallig onderhoud kan de prestatie afnemen en/of de kans op falen toenemen. Achterstallig onderhoud kan ontstaan door diverse oorzaken: er is onvoldoende budget, er zijn weinig alternatieven beschikbaar om de asset buiten gebruik te stellen, of de organisatie loopt niet soepel. Het is ook mogelijk dat de beschikbare assets niet in staat blijken de gewenste prestatie te leveren. In dat geval is een aanpassing in het assetsysteem nodig. De assetmanager onderzoekt dan op welke wijze hij de prestaties het best kan verbeteren.

Informatiebronnen

Scroll naar boven