Rollen en verantwoordelijkheden

Een van de krachtige punten van assetmanagement is dat rollen en verantwoordelijkheden helder worden vastgelegd. De meest voorkomende indeling van rollen is die met een ‘asset owner’ (eigenaar), een ‘asset manager’ (beleidsmaker/beheerder) en een ‘service provider’ (uitvoerder).

Rollen

De rollen zijn gekoppeld aan de verschillende niveaus van assetmanagement: strategisch, tactisch en operationeel. De eigenaar geeft op strategisch niveau de doelen en kaders aan. De beheerder werkt de doelen op tactisch niveau uit in functionele eisen, richt de assetsystemen in, stelt vast wat er aan nieuwe assets moet komen (nieuwbouw) en wat er aan onderhoud nodig is en geeft hiervoor kaders aan. De uitvoerder zorgt voor het praktische ontwerp en voor aanleg en onderhoud.

De drie rollen kunnen binnen één organisatie worden vervuld, maar het is ook mogelijk om activiteiten (bijvoorbeeld beheer en uitvoering) uit te besteden. Met het verdelen van de rollen zijn niet automatisch ook de taken verdeeld. Zo kan de uitvoerder voor de eigenaar een deel van de assetmanagementkaders opstellen, afhankelijk van zijn rol in het geheel. Het is vanzelfsprekend belangrijk dat de betrokkenen met elkaar de rolverdeling goed afstemmen. Door de doelen op tactisch niveau goed uit te werken, blijft de eigenaar greep houden op het beheerproces. De gestructureerde opzet van het assetmanagementsysteem zorgt ervoor dat de assetmanager/beheerder de eigenaar periodiek op de hoogte brengt van de vorderingen van het werk. Zoals vermeld is de assetmanager/beheerder de persoon die regelt dat het werk wordt gedaan en die toezicht houdt op de kwaliteit daarvan (de wijze waarop dit gebeurt, is contractafhankelijk).rollen_assetmanagement.jpg(bron: assetresolutions)

Het afbakenen van de verantwoordelijkheden is een belangrijke randvoorwaarde van het beheersysteem. Het komt in de praktijk regelmatig voor dat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak, en ook dat meerdere personen verantwoordelijk zijn voor dezelfde taak.

Leiderschap

Zo eenvoudig als de rolverdeling hiervoor is beschreven, werkt het niet altijd in de praktijk. Om iedereen goed in zijn nieuwe rol te laten functioneren, met de bijbehorende verantwoordelijkheden, zijn vaak een wijziging van de organisatie en een verandering van cultuur nodig. Het is op veel plaatsen vanzelfsprekend dat iedereen overal over kan meepraten en zijn mening kan geven. Assetmanagement vraagt echter dat mensen zich gaan ontwikkelen in hun rol en hun beslissingen expliciet gaan onderbouwen. Hiervoor moeten zij zich in veel gevallen nieuwe competenties eigen maken, zoals risicomanagement, prestatiemanagement en het rekenen met levensduurkosten.

Assetmanagement verlangt ook dat betrokkenen elkaar (meer) vertrouwen op hun kennis en kunde, waarbij iedere schakel in de keten even belangrijk en onmisbaar is. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden daar gelegd waar ze horen. Als bijvoorbeeld een uitvoerder aantoont dat een bepaalde weg niet meer aan het vereiste risicoprofiel voldoet, gaat de assetmanager hierop acteren. Indien nodig stelt de asseteigenaar middelen beschikbaar om het risicoprofiel en de kwaliteit van de weg weer op het gewenste niveau te brengen. Omdat het risicoprofiel vastligt in de bedrijfswaardematrix (strategisch niveau), is de inzet van middelen expliciet gelegitimeerd.

Mensen moeten de voordelen van de roltoekenning ervaren en erop kunnen vertrouwen dat iedereen de taak verricht waar hij voor staat. De kans bestaat dat mensen zich niet meer verantwoordelijk voelen voor het hele systeem, maar alleen voor de toegewezen rol. Daarom vereist assetmanagement ook leiderschap; dat betekent zorgen voor een goede cultuur en dat mensen betrokken blijven bij het hele systeem

Scroll naar boven