Processtappen

Assetmanagement is een procesmatige manier van werken. Beheerorganisaties die niet met assetmanagement werken, zijn meestal georiënteerd op de uitvoering van duidelijk omschreven en afgebakende activiteiten. In zo'n activiteitenorganisatie streeft iedereen ernaar om zijn eigen werk zo goed mogelijk uit te voeren en klachten zo goed mogelijk te verhelpen. De organisatie functioneert prima zolang de bestaande, goed op elkaar afgestemde activiteiten steeds opnieuw (kunnen) worden herhaald.

Dynamische omgeving

De omgeving van een organisatie is altijd dynamisch: klantwensen veranderen, net zoals de wetgeving, technische mogelijkheden, omgevingsfactoren, politieke wensen, etc. Een organisatie speelt hier tijdig en op de juiste manier op in door aan verschillende knoppen te draaien, elk met hun eigen kostenplaatje en hun eigen effecten. Assetmanagement is het instellen van de verschillende knoppen, zodanig dat het gewenste resultaat wordt bereikt. Hoe dat resultaat er uitziet, is afhankelijk van de assets en de verschillende wensen, maar één principe staat altijd overeind: bij assetmanagement zijn de kosten, prestaties en risico’s in balans met elkaar. Om dit te kunnen bereiken, worden verschillende processtappen doorlopen. Dat maakt van assetmanagement een procesmatige manier van werken. Een benadering die verder kijkt dan de eigen afdeling, want alle processen binnen de organisatie worden op elkaar afgestemd. Daarnaast wordt afstemming gezocht met beheerders buiten de eigen organisatie. Zo ontstaat een optimalisatie van ketens. 

De roos van iAMPro

De zes processtappen die binnen iAMPro worden gehanteerd, zijn weergegeven in het beeldmerk van het kennisportaal. In de 'roos van iAMPro' zijn de processtappen in de vorm van bladeren met elkaar verbonden. Beslissingen werken door naar de volgende processtappen. In de praktijk worden de processtappen overigens niet zo lineair doorlopen als in de roos wordt gesuggereerd. Beleid, instandhouding en projecten hebben elk hun eigen tijdpad en zijn tegelijkertijd met elkaar verweven. In de toelichting op de diverse processtappen wordt hier nader op ingegaan.

De bladeren van de roos (de processtappen) gaan over de assets en hun prestaties. De bedoeling is dat de assets in precies de juiste mate bijdragen aan het bereiken van de organisatiedoelen. Maar dat kunnen ze niet uit zichzelf. Daar zijn mensen bij nodig. In het hart van de roos bevindt zich daarom de zachte kant van assetmanagement, namelijk de organisatie en het assetmanagementsysteem.

Plan-do-check-act

Een belangrijke pijler in assetmanagement is plan-do-check-act: je zegt wat je gaat doen (plan); je doet wat je hebt gezegd te gaan doen (do); je kijkt, denkt en handelt kritisch (check); en je verbetert waar nodig (act). Dit principe is terug te zien in de opbouw van de processtappen, maar vindt ook plaats binnen de afzonderlijke processtappen zelf. Op alle niveaus wordt geleerd van de ervaringen en wordt gewerkt aan het optimaliseren van de uitvoering. Dit geldt dus ook voor de organisatie en het assetmanagementsysteem in het hart van de roos.

In de processtap ‘Beleid en Strategie’ staan de belangen van de stakeholders centraal. Deze belangen worden, samen met de organisatiedoelen, doorvertaald naar assetmanagementdoelen op alle niveaus. De strategische doelen worden vastgelegd in het Strategisch AssetManagementPlan (SAMP). Hierin wordt tevens aangetoond dat de stakeholders betrokken zijn geweest bij het opstellen en vaststellen van deze doelen. In een beleidsplan wordt beschreven hoe de doelen zullen worden bereikt.
Programmeren is het opstellen van een meerjaren-maatregelenprogramma voor assets. De maatregelen kunnen eenmalig zijn (bijvoorbeeld een vervanging) of met regelmaat terugkeren (bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt). Om te kunnen programmeren, is informatie nodig over de omvang van het areaal en de kwaliteit van de assets. De term ‘Beheren’ in deze processtap heeft betrekking op het beheren van deze informatie.
De processtap ‘Plannen en Voorbereiden’ gaat over de uitwerking van nieuwbouwplannen, herstructureringen en instandhoudingsmaatregelen tot ontwerpoplossingen en bestekken. Daarbij horen ook planningen. Verder komen in deze stap aan de orde het opstellen van specificaties, het uitwerken van ontwerpen, het voorbereiden van contracten, en het maken van een keuze tussen zelf doen en uitbesteden. Het resultaat bestaat uit contracten en inrichtingsplannen (ontwerpen).
Deze processtap gaat over het uitvoeren van maatregelen (nieuwbouw, herstructurering en onderhoudsactiviteiten) en de bediening van nieuwe en bestaande assets. Het resultaat van deze stap is in de eerste plaats een operationeel uitvoerings- en monitoringsplan dat antwoord geeft op de vragen: waar, wanneer en wat voor onderhoud, bij welke interventieniveaus, met welke effectiviteit en hoe bij te sturen? In de tweede plaats, en minstens zo belangrijk, bestaat het resultaat uit de daadwerkelijke uitvoering van de beschreven maatregelen.
Deze processtap betreft het monitoren van de prestaties van het assetsysteem en het analyseren van de resultaten. Hierbij wordt bekeken in hoeverre de servicelevels uit de processtap ‘Beleid en Strategie’ zijn gehaald en wat de belangrijkste oorzaken zijn van eventuele afwijkingen. De onderhoudsactiviteiten worden gemonitord aan de hand van klachten en storingen; de conditie van de assets aan de hand van uitgevoerde inspecties.
In de processtap ‘Evalueren en Bijsturen’ worden het assetmanagementproces en het functioneren van het assetsysteem geëvalueerd. Dit gebeurt op basis van de aanbevelingsrapportage uit de processtap ‘Monitoren en Analyseren’, waarin ook de stakeholderstevredenheid is meegenomen. De asseteigenaar neemt het advies uit de aanbevelingsrapportage, volledig of gedeeltelijk, over.
Een assetmanagementsysteem werkt alleen als iedereen er op de afgesproken wijze mee aan de slag gaat. Hiertoe worden in gezamenlijkheid afspraken gemaakt. Het doel is dat met behulp van het systeem werkzaamheden beter en vlotter zullen worden uitgevoerd. ‘Mens en organisatie’ is geen processtap, maar staat in het hart van de roos van iAMPro. Immers: alles draait om de mensen die de beheertaken uitvoeren.