Hoe neem ik mijn (nieuwe) bestuur mee in assetmanagement?

Ambassadeur

Een echte vraag voor (gemeentelijke) (weg)beheerders, die vrij prangend is maar ook gewoon lekker praktisch. Wij zitten nu in een fase waarin we proberen ons bestuur mee te nemen in de wereld van beheer openbare ruimte. We merken dat de boodschap dat er een relatie is tussen ambitie en geld wel aankomt, maar zodra om standpunten en mogelijkheden wordt gevraagd in andere bedrijfswaarden men zeer terughoudend reageert.



We willen graag de driehoek prestatie (= functionaliteit+ambitie), kosten en risico's ten opzichte van elkaar in beeld brengen. Om dat mogelijk te maken is vaststelling van "bedrijfswaarden" noodzakelijk. Wat zijn naast veiligheid en economische waarden de belangrijke waarden zoals esthetische, landschappelijke, cultuurhistorische of politieke waarden (incl imago) ons waard. Wat verwacht u in deze van ons?



Hierop wordt gereageerd als "dat is toch vanzelfsprekend" (esthetisch en landschappelijk), of "dat is toch gewoon goed als we onze ambitie volgen" (politiek en imago). Doorpratend blijkt dat het asset openbare ruimte meer als een onvermijdbare last met vanzelfsprekende functionaliteiten (prestaties) wordt gezien dan als een middel om bepaalde doelen te bereiken.



Voor de goede orde, onze ambities zijn vrij laag (beeldkwaliteit C sinds een jaar of 4). Nu begint duidelijk te worden dat verlaging van de ambitie van B naar C slechts tijdelijk effect heeft en we nu in de fase komen dat ingrijpen op niveau C regelmatig duurder blijkt te zijn dan ingrijpen op niveau B (eea conform ons advies/waarschuwing toentertijd). Het gaat er nu niet om om het gelijk te krijgen, maar om het bestuur of de partijen die nu de verkiezingen ingaan zover te krijgen dat dit een plek krijgt in het nieuwe coalitieakkoord. Uiteindelijk willen we de weg in te slaan dat alle bedrijfswaarden bewust worden benoemd, met het besef dat assetmanagement OOK het nodige kan bijdragen tot het bereiken van deze doelen. Wie heeft hiervoor de gouden tip ?


Reacties

Ambassadeur
Eén echte gouden tip is er volgens mij niet, want naar mijn idee gaat het meer om een samenspel van een aantal activiteiten.

Om te beginnen kun je je bestuurder meenemen door hem of haar te betrekken, maar ook door de raad (of in geval van de provincie de commissie) te betrekken. In Noord-Holland hebben wij met het zelfde probleem geworsteld. Hoe krijg ik het beheer, van de infrastructuur in ons geval, op de kaart en hoe zorg ik dat we meerwaarde kunnen krijgen uit deze infrastructuur en dat de bestuurders dit ook zo beleven.

We zijn vrij basaal begonnen met het geven van een presentatie in de commissie, waarbij we (foto)materiaal hebben gebruikt van onze eigen infrastructuur. Dat gaf een eerste gevoel van; oja, hier zijn we ook van. Daarbij hebben we heel duidelijk laten zien wat de consequenties waren van de toen actuele bestuurlijke besluiten. Ambitie niveau C of zelfs D, resulteert hierin. Een foto zegt meer dan 1000 woorden in deze en had ook dat effect. In geval van een gemeente zou je zelfs kunnen kiezen voor een interview met inwoners (hoe beleeft u de openbare ruimte? Wat vindt u hierbij belangrijk en wat niet?). Doel hierbij is buiten naar binnen halen. Wat is het effect van het huidige beleid.

Als je dan toch de inwoners aan het woord hebt kun je uiteraard gelijk vragen; wat zou u anders willen? Op basis van deze reactie kun je al snel de slag maken naar welke kansen liggen er in de openbare ruimte voor bijvoorbeeld het toepassen van innovaties of voor burgerinitiatieven.
Door dit alles te vertalen naar een bedrijfswaarden en beleidsambities kun je de bestuurder voorzien van een advies. Het gesprek hierover zal dan al snel ontstaan is mijn ervaring.

De volgende stap is om datgene wat bedacht is aan activiteiten (beleidsambitie, gewenste effecten, onderhoudsmaatregelen op basis van gekozen kwaliteitsniveau, etc.) vast te leggen in een meerjarenprogramma. Binnen de provincie hebben we heel bewust gekozen om de beleidsuitgangspunten en de daaraan gekoppelde financiële effecten vast te leggen in een nota kapitaalgoederen, met daaraan onlosmakelijk verbonden een meerjarig investerings- en onderhoudsprogramma.

Belangrijk daarbij is gebleken het cyclische karakter. De nota kapitaalgoederen komt iedere 4 jaar terug voor besluitvorming (bij voorkeur nadat het college zich heeft gevormd na de verkiezingen), het meerjarig investerings- en onderhoudsprogramma komt jaarlijks terug (bij voorkeur gekoppeld aan de begrotingscyclus). Mijn ervaring leert dat het laten terugkomen nodig is om zodoende het onderwerp, maar ook de ontwikkelingen op de kaart te houden.

Door bestuurders hier jaarlijks bij te blijven betrekken ontstaat betrokkenheid en kan en wil men meedenken over mogelijke kansen. Na een aantal cycli zal je gaan ervaren dat het gesprek niet meer gaat over Prestaties- risico’s- kosten, maar over Prestaties – kansen – kosten. En dat is uiteindelijk veel leuker.

Tot slot nog een klein, laten we zeggen verguld tipje; Voer je beheer documenten (nota kapitaalgoederen, meerjarenprogramma, etc) uit in de huisstijl van je organisatie. Waarom? We identificeren ons makkelijker met een herkenbare stijl. Zeker bestuurders, maar ook de ambtelijke organisaties, zijn vaak trots op de organisatie waar ze voor werken. Ik zie maar al te vaak bijvoorbeeld onderhoudsprogramma’s zwart-wit afgedrukt zonder enige vorm van opmaak. Door de huisstijl van je organisatie toe te passen wordt een document of aanpak eerder omarmt. Gebruik daarbij foto- en beeld materiaal. Dat maakt het lezen leuk in plaats van saai (de Donald Duck wordt ook beter gelezen dan de Volkskrant, terwijl in de basis er hetzelfde in staat...). Maak, zeker als je als beheer organisatie nog een weg te gaan hebt, gebruik van dit mechanisme.
Ambassadeur
Hallo Hein,

Ik behoor eigenlijk niet tot de doelgroep waartoe jij je richt, want ik ben geen wegbeheerder.
Toch neem ik de vrijheid om te reageren. Want ik heb inmiddels in mijn loopbaan best veel ervaring opgedaan met het opstellen van (wegen)beleidsplannen voor gemeentes en met het presenteren daarvan voor commissie, gemeenteraad of college.
Op basis daarvan is ook mijn ervaring dat het vaak nog wel lastig is om uitspraken of standpunten over specifieke bedrijfswaarden te ontlokken, maar ook om algemene beleidsuitgangspunten concreter te krijgen. Mijn ervaring is ook dat het voor bestuurders veel makkelijker is om te reageren op stellingen over bedrijfswaarden dan die zelf te formuleren. Als bijvoorbeeld in een beleidsplan is gesteld dat een bepaalde bedrijfswaarde zeer belangrijk is of zou moeten zijn, krijg je daar veel eerder een duidelijk antwoord op dan op een algemene vraag over wat volgens het bestuur prioriteit zou moeten krijgen. Reageren op een stelling of een standpunt is nu eenmaal makkelijker dan er zelf één te formuleren.
Mijn advies zou dan ook zijn om zelf even op de stoel van de bestuurder te gaan zitten en zelf standpunten te formuleren over de belangrijkste bedrijfswaarden van de gemeente. Probeer zelf het beleid voor het beheer van de openbare ruimte te formuleren en te specificeren (uiteraard alleen voor zover dat nog niet duidelijk door het bestuur is gedefinieerd of vastgesteld). En laat daar vervolgens het bestuur en partijen maar op schieten en aangeven of men het daar mee eens is of niet.
Of dat er dan vervolgens ook toe leidt dat deze zaken ook in een nieuw coalitieakkoord worden opgenomen, weet ik niet. Maar door een beleidsplan of beleidsnotitie voor te leggen, waar standpunten over verschillende bedrijfswaarden in zijn opgenomen, wordt een bestuurder gedwongen daar over na te denken en daar een standpunt over in te nemen. En dat geeft jou en je collega’s in ieder geval meer duidelijkheid.
Scroll naar boven