Procesevaluatie

Ambassadeur

Belangrijk onderdeel pan de PDCA cirkel is de interne audit. In Rotterdam hebben we de term ‘audit’ vervangen door ‘procesevaluatie’.



We denken na over de wijze waarop we deze procesevaluatie vorm gaan geven. Wij vinden het van belang dat de evaluatie voor de geïnterviewde in een ‘veilige’ omgeving gebeurd en er geen gevoel van een ‘afreken’ ontstaat. Medewerkers moeten zich vrij voelen verbeteringen voor de (werk)processen aan te dragen, en zo bij te dragen aan de continue verbetering.



Ik ben benieuwd wie er al ervaring heeft opgedaan in dit proces en welke aanpak hierin is gevolgd.


Reacties

Ambassadeur
Beste Klaas,
Binnen de PDCA is de evaluatie een zeer belangrijk onderdeel, de controle en de voortvloeiende acties moeten niet overkomen als het zoeken van een schuldige en een straf uitdelen. In je vraag richt je je op de interne audits die uitgevoerd worden door een auditor (of nu procesevaluator?).
Ik zou voorstellen om het werk vaker te evalueren. Dit doen de medewerkers zelf en onderling (bijvoorbeeld met het vier ogen principe). Doorloop je processen zelf en kijk of je afwijkt en verbeter binnen de werksfeer. Zo krijg je echte continue verbetering.
Je zult zien dat de medewerkers zekerder van hun zaak zijn bij een interne audit, de grootste 'fouten' zijn er immers al uit. Daarnaast zal een auditor zien dat de PDCA vaak doorlopen wordt. Een bevinding zal dan minder zwaar beoordeeld worden vanwege de positieve ontwikkelingen die de auditor tegen zal komen.
Zorg dat je als afdeling de eigen bevindingen/verbeteringen in beeld hebt en zichtbaar voor iedereen. Dan kan iedereen leren en kan het succes, dat voortvloeit uit de verbeteringen, gevierd worden.
Ambassadeur
Allereerst gelukkig nieuwjaar en succes en goede gezondheid in 2018 gewenst!

Bij ons zijn de belangrijkste Assetmanagement processen en interne afspraken nu in kaart gebracht en vastgelegd. De processen zijn beschreven vanuit de eindklant en de interne rolverdeling is vastgelegd. We vinden het nu belangrijk dat er eerst BORGING is en zijn net verkennend bezig met een aanvullende tool met mogelijkheden voor feedback.

Wij willen in 2018 graag verder groeien en invulling geven aan de besturende processen Auditing, Prestatiemanagement en Directiebeoordeling. Het is belangrijk om daarvoor prestaties van processen te monitoren, meten en analyseren en evalueren. Voor de invulling hiervan helpt een bureau ons met een frisse en inspirerende aanpak.

Helaas kunnen we nu dus nog geen concrete ervaringen delen maar in de loop van 2018 wel onze eerste ervaringen delen. Onderstaande punten zijn m.i. in ieder geval belangrijk om iets van te vinden in de aanpak:
• Hulpmiddel en geen doel op zich. Stap voor stap, uitlegbaar en behapbaar.
• Haal de mensen die daadwerkelijk de assets onderhouden er letterlijk bij. MENSEN moeten samen zorgen voor de groei en invulling.
• Samenwerking van de procesbeheerder en proceseigenaar regelmatig evalueren met verbetervoorstellen en verantwoordelijkheden met elkaar afstemmen.
• Verbetervoorstellen en aansluiting op de wensen en eisen van de belanghebbenden (inwoners, ondernemers en bezoekers).
• Leren van de feedback van onze belanghebbenden en laten zien welke maatschappelijke waarden we realiseren.
• Processen voldoende meetbaar en monitoren wat afwijkt en waarom een verbetermaatregel.
• Leren van inspirerende voorbeelden van auditprocessen van anderen.
• Onderdeel van maandelijks coördinatieoverleg objectbeheerders over voortgang en realisatie, welke risico’s en kansen en welke verbeteringen mogelijk.
• Medewerkers zelf laten auditen via bijvoorbeeld een Auditorengroep of vernieuwend alternatief.
• Auditorengroep (verbeterteam) met verbeterprogramma en toolbox doelmatig werken. Leden liever geen rol in het proces voor een objectieve en frisse blik.
• Verbeterregister aan de hand van thema’s.
Ambassadeur
Om er voor te zorgen dat er geen gevoel van afrekenen ontstaat, moet je de medewerkers vooral zelf op de inhoud laten auditten. Begin niet bij het constateren van de afwijkingen met het zoeken naar de verklaring hiervoor. Dan gaan medewerkers in de verdediging. Leg het proces open neer en vraag eerst naar de verbetermogelijkheden. Dat geeft meer energie. Kun je later alsnog inzoomen op afwijkingen.
Scroll naar boven