Hoe borgen we dat alle betrokkenen in de keten (intern én extern) hetzelfde doel nastreven?

Ambassadeur

‘Werken in regie’ is een ontwikkeling in Haarlem. Hierbij hanteren we het principe van 'niet fout is dus goed'. Begin 2015 is het totale dagelijks beheer van de openbare ruimte (ca. €35 miljoen/jaar) middels 11 DVO’s langjarig gecontracteerd aan in totaal 7 verschillende partijen. Ook voor groot onderhoud worden nu ‘regie contracten’ aanbesteedt. De bedoeling is om in het 2e kwartaal twee partijen te contracteren voor procesmanagement en ingenieursdiensten en vijf aannemers voor de uitvoering middels een raamovereenkomst (zowel UAV als UAVgc).

Vraag: Hoe borgen we dat alle betrokkenen in de keten hetzelfde doel nastreven? Maw, hoe voorkomen we erosie van de doelen of het steeds veranderen van doelen nu we met zoveel verschillende partijen te maken hebben? Natuurlijk zonder hen gedetailleerd voor te schrijven wat ze moeten doen, want het principe 'niet fout is dus goed' blijft gelden.

Reacties

Ambassadeur
Een mogelijkheid is om de contractanten zich te laten conformeren aan de "hogere" doelen die de opdrachtgever gesteld heeft (duurzaamheid bijvoorbeeld, vaak vanuit bepaalde programma's) en ze per regieopdracht te laten bepalen en uitleggen in hoeverre hun oplossing bijdraagt aan het bepalen van dat hogere doel. Deze uitleg kan vervolgens gescoord en meegewogen worden.
Ambassadeur
Om te borgen dat alle betrokkenen hetzelfde concrete doel nastreven is allereerst een goede vertaling van de organisatiewaarden/doelen nodig. En daarna vanuit de assetmanagement-keten een vertaling naar assetmanagement kritieke prestatie indicatoren ( KPI’s). Waar worden de betrokkenen blij van en wat vinden zij belangrijk (omgevingsanalyse). Wat is het belangrijkste vanuit het oogpunt van de klant, het management en van de organisatie. Bij ons ligt de focus op Financieel gedegen, Veiligheid, beschikbaarheid, Kwaliteit, Milieu en Reputatie met als onderliggende basis onze Organisatiewaardenmatrix (meetlat). Daarnaast ook goed kijken naar de borging in je primaire processen en de prestatieverbetering van de assets op het gewenste niveau. Vanuit de assetmanagement-gedachtegang ook onderzoeken wat de kritische succesfactoren zijn van je kortetermijndoelstellingen en langetermijndoelstellingen. Vervolgens kijken hoe je activiteiten meetbaar kunt maken in mogelijke KPI’s en hoe je die SMART(Specifiek/Meetbaar/Acceptabel/Realistisch/Tijdgebonden) kunt meten. Deze strategie is een hulpmiddel maar de betrokkenen moeten samen zorgen dat het centrale doel het meeste oplevert. Alle lagen doen mee (Line of Sight) en daarom is het belangrijk om betrokkenen letterlijk uit te nodigen om een actieve bijdrage te leveren. Het proces van doelstellingen is een wisselwerking tussen de verschillende lagen in de keten.
Scroll naar boven